Venezuela - Services logistiques communs, procédure opérationnelle standard (POS), quatrième mise à jour

Contenu

1. Présentation générale

Le présent document offre un aperçu des services logistiques communs mis à disposition par le Groupe de travail sur la logistique (GTL), dirigé par le Programme alimentaire mondial (PAM), de la manière d’y accéder et des conditions dans lesquelles ces services seront fournis.

L’objectif de ces services est de permettre aux organisations humanitaires intervenant dans le cadre des opérations de secours suite à des séismes de mettre en place une chaîne d’approvisionnement ininterrompue afin de faciliter la distribution de l’aide humanitaire à la population touchée.

Ces services ne visent pas à se substituer aux capacités logistiques d’autres organisations ni à entrer en concurrence avec le marché commercial. Ils ont plutôt pour objectif de combler les lacunes opérationnelles identifiées et d’offrir une solution de dernier recours lorsque d’autres prestataires de services ne sont pas disponibles ou lorsque les capacités existantes s’avèrent insuffisantes pour répondre aux besoins humanitaires.

Ces services devraient être disponibles jusqu’au 16 décembre 2026 ou jusqu’à épuisement des fonds alloués. Toutefois, le retrait partiel ou total de ces services peut intervenir avant ou après cette date en raison de circonstances spécifiques :

• Évolution de la situation sur le terrain
• Les services ne constituent plus un besoin convenu/identifié
• Restrictions budgétaires

Le présent document fait l’objet de mises à jour périodiques en fonction de l’évolution des besoins opérationnels et des changements de contexte. Il incombe aux utilisateurs du service de consulter la version la plus récente avant de soumettre toute demande. Les versions mises à jour seront communiquées à l’adresse e-mail suivante : venezuela.clustercargo@wfp.org.

Le PMA se réserve le droit de rejeter ou de suspendre des demandes à tout moment si les conditions sur le terrain ne permettent pas la mise en œuvre correcte des dispositions ci-après.

2. Remarques importantes à l’attention des utilisateurs

Considérations importantes avant de solliciter les services :

• Toutes les informations et tous les documents relatifs aux demandes de service qui ne sont pas joints au formulaire de demande de service (SRF en ligne, Service Request Form) doivent être envoyés ultérieurement par e-mail à l’adresse suivante : venezuela.clustercargo@wfp.org.
• Chaque formulaire de demande de service (SRF) doit être soumis pour un seul point d’origine et une seule destination. Les utilisateurs ne doivent pas inclure plusieurs points de collecte ni plusieurs destinations de livraison dans un même SRF.
• Chaque SRF doit être soumis pour un seul envoi. Bien qu’il soit possible de demander plusieurs services, tels que le transport et le stockage, au sein d’un même SRF, cela n’est autorisé que lorsqu’ils concernent le même envoi.
• Les utilisateurs du service sont tenus de joindre l’ensemble des documents requis au SRF en ligne au moment de son envoi, afin de garantir un traitement rapide et précis.
• L’utilisateur du service est entièrement responsable de l’assurance de l’ensemble du chargement pendant les opérations de transport et de stockage. La couverture d’assurance doit être souscrite séparément, car elle n’est pas incluse dans le champ d’application de ces services logistiques.
• Le prestataire de services n’est pas responsable des pertes ou dommages subis par le chargement pendant le transport ou le stockage. Tous les articles manipulés doivent être conformes aux normes d’assurance qualité du Programme alimentaire mondial (PAM) et aux exigences réglementaires applicables.
• La mise en œuvre des services dépend des conditions de sécurité en vigueur, qui peuvent avoir une incidence sur la programmation, l’accès et la faisabilité opérationnelle. La prestation des services est subordonnée à la disponibilité d’un accès sécurisé, de capacités de transport et des autorisations nécessaires, et pourra être adaptée ou suspendue en conséquence.
• Les services seront fournis conformément aux priorités établies par le gouvernement national, l’Équipe humanitaire nationale (EHP) et le Groupe de coordination inter-cluster (GIC). En tant que principe directeur, la priorité sera accordée aux demandes liées aux activités visant à sauver des vies et à l’intervention d’urgence.

3. Services disponibles

Les services fournis par le GTL sont les suivants :

• Service de stockage temporaire (avec ou sans collecte)
• Service de transport terrestre de chargement humanitaire

3.1 Service de stockage temporaire

Le GTL met à la disposition des organisations humanitaires des espaces de stockage pour le prépositionnement temporaire de chargements, y compris la gestion des entrées et des sorties, sans frais pour l’utilisateur. 

Actuellement, les services de stockage sont disponibles aux emplacements suivants : 

(*) Les chargements contenant des matières dangereuses doivent faire l’objet d’une déclaration préalable à l’embarquement et à l’expédition.

(**) Il est possible d’effectuer des opérations à d’autres horaires, moyennant un préavis de 24 heures.

REMARQUE : la disponibilité d’espaces de stockage sur d’autres sites sera évaluée en fonction des besoins. La disponibilité d’entrepôts sur d’autres sites stratégiques pourra être étudiée, en fonction de la demande des utilisateurs.

• Un stockage temporaire sera proposé aux organisations humanitaires dans une installation partagée.
• Tout l’espace de stockage mis à disposition est temporaire, pour une durée maximale de 15 JOURS. Si une prolongation s’avère nécessaire, celle-ci pourra être envisagée en fonction de la disponibilité des entrepôts et des besoins du partenaire.
• La disponibilité de l’espace de stockage et la durée pendant laquelle il est mis à disposition peuvent varier en fonction des taux d’occupation généraux.
• Il est possible de disposer d’un espace de stockage au sol ou sur des rayonnages, selon les besoins et/ou la disponibilité.
• Les utilisateurs du service doivent confirmer la disponibilité de l’espace de stockage au moins 2 JOURS ouvrables à l’avance, en envoyant un e-mail à l’adresse de contact désignée : venezuela.clustercargo@wfp.org.
• Si un délai de stockage supplémentaire est nécessaire, l’utilisateur du service devra en informer le GTL avant la date limite convenue. Toute prolongation sera soumise à disponibilité et accordée à la seule discrétion du GTL.
• Le GTL se réserve le droit d’affecter le chargement à l’entrepôt le plus approprié, en fonction de l’accès et de la disponibilité.

Température contrôlée :

• Les entrepôts de La Guaira disposent de chambres froides à température contrôlée et/ou réfrigérées, offrant la possibilité de réguler la température en fonction des besoins et de la demande :
  • Chambre froide n° 1 : 50 m², 2-8 °C (peut être réglée sur d’autres températures, y compris en dessous de 0 °C)
  • Chambre froide n° 2 : 80 m², 12-25 °C
  • Chambre froide 3 : 70 m², 12-25 °C

3.2. Services de transport

• Les services de transport seront exclusivement destinés à l’acheminement de l’aide humanitaire liée à la réponse à la situation d’urgence provoquée par le séisme. Les transports internationaux ne sont pas inclus, mais pourraient être envisagés au cas par cas.
• Le transport terrestre est assuré gratuitement pour l’utilisateur jusqu’aux zones demandées par les organisations. Chaque cas est évalué en fonction de la disponibilité des prestataires.
• Les services de transport peuvent être sollicités pour :
  • Le chargement actuellement stocké dans les entrepôts du PAM.
  • Les chargements stockés dans des entrepôts désignés par l’utilisateur du service.
  • Le chargement situé dans des points de transbordement (aéroport de CCS, port de La Guaira, port de Cabello, points frontaliers, ETC).
• Si le service de transport est demandé depuis l’aéroport de Maiquetía (CCS), il convient d’indiquer « Vene-Embarques » comme entrepôt de destination dans les documents accompagnant le chargement aérien. Dans le cas contraire, le chargement sera acheminé vers la Rampe 4 (hangar présidentiel), ce qui retardera sa remise au prestataire engagé par le GTL qui assure le service.
• Les utilisateurs du service qui demandent l’enlèvement du chargement depuis leurs locaux, un entrepôt désigné ou l’entrepôt d’un prestataire de services agissant en leur nom sont responsables de l’organisation du chargement des marchandises. Le déchargement au sol/au point de destination aux lieux de livraison est à la charge de l’utilisateur. Tout déplacement supplémentaire sur les lieux de destination relève de la responsabilité de l’utilisateur.
• Si le GTL ne dispose pas des capacités nécessaires, les organisations sont tenues d’assurer elles-mêmes le transport jusqu’à leur destination finale.
• Si vous devez transporter de petits chargements (1 TM ou moins), la possibilité de regrouper les chargements avant leur transport sera étudiée.
• Si vous devez transporter des chargements depuis des zones situées en dehors de la zone de couverture mentionnée, la capacité du GTL devra être évaluée au cas par cas. Veuillez faire part de vos besoins à l’adresse venezuela.clustercargo@wfp.org.
• Le GTL, par l’intermédiaire de PMA, dispose des contrats de transport suivants, déjà opérationnels :
• 1 contrat de transport terrestre à couverture nationale : chargement lourd (30 TM) et chargement moyen (0-10 TM).
• 1 contrat de transport routier spécifique à La Guaira : chargements lourds (30 TM) et moyens (0-10 TM).

4. Comment accéder aux services

• Les utilisateurs doivent présenter un formulaire de demande de service (SRF) en le remplissant en ligne.
• Les SRF doivent être soumis au moins 2 JOURS ouvrables avant : i) la remise du chargement à l’entrepôt de consolidation/entrepôt commun, ou ii) la date requise/prévue pour le transport.

1. Un formulaire SRF pour le service de transport routier ne peut comporter qu’une seule :
   • Une seule date à laquelle le chargement sera livré pour que les services de transport puissent débuter (dans le champ « Date de mise à disposition pour le chargement »).
   • Un seul lieu où le chargement sera remis par l’utilisateur pour que les services de transport puissent débuter (dans le champ « De » de la section « Point de départ »).
   • Un seul lieu de destination où le chargement sera livré à la fin des services de transport (dans le champ « Livré » de la section « Destination »).
2. Un SRF pour le service de stockage temporaire ne peut comporter que :
   • Un seul emplacement dans l’entrepôt où le chargement sera livré par l’utilisateur pour que les services de stockage puissent débuter (dans le champ « Emplacement de stockage » de la section « Stockage »).
   • Une seule date à laquelle le chargement sera livré pour que les services de stockage puissent débuter (dans le champ « Date de début » de la section « Stockage »).
   • Une date unique à laquelle le chargement sera restitué à la fin des services de stockage (dans le champ « Date de fin » de la section « Stockage »).

REMARQUE : des instructions détaillées sur la manière de remplir le SRF sont disponibles ici.

• Les utilisateurs du service doivent fournir les dimensions exactes du chargement. Si des poids, des volumes, des quantités ou des contenus erronés sont indiqués sur le SRF, le chargement pourra être refusé à l’entrepôt ou lors de l’enlèvement. Pour savoir comment déterminer les dimensions du chargement, veuillez consulter ce guide. Pour vous aider à calculer les dimensions, vous pouvez utiliser le calculateur de dimensions de chargement.
• Il est recommandé aux utilisateurs du service d’indiquer le ou les numéros de bon de commande (BC) de leur organisation ou toute autre référence interne relative au chargement dans le champ « Numéro de référence de l’organisation expéditrice » afin de faciliter le suivi.
• Après avoir envoyé le SRF en ligne, le demandeur recevra un e-mail automatique à l’adresse fournie lors de l’envoi afin de vérifier et de finaliser la demande. Cette étape de validation par e-mail est obligatoire pour confirmer la soumission du SRF.

Veuillez noter qu’à ce stade de la procédure, aucune obligation ni aucun engagement de fournir le service demandé n’a été établi.

• PMA accusera réception du SRF dans un délai maximal de 24 heures et procédera de l’une des manières suivantes : (a) demander toute clarification ou tout document supplémentaire nécessaire, ou (b) enregistrer le SRF avec le statut « Nouveau » et fournir à l’utilisateur du service un rapport d’envoi contenant un code de suivi à 9 chiffres.
• PMA examinera la demande et l’approuvera ou la rejettera conformément aux conditions spécifiques régissant la prestation de services logistiques courants, dans un délai de 24 heures. Tout changement de statut sera automatiquement communiqué au demandeur.
• Les utilisateurs du service peuvent suivre l’état du chargement et soumettre des demandes de dédouanement via le système de suivi en ligne, en utilisant le numéro de suivi fourni par la PMA par le biais de cet outil de suivi des envois (RITA – Relief Item Tracking Application).
• Toute question supplémentaire doit être adressée à : venezuela.clustercargo@wfp.org.
• Tous les utilisateurs des services sont tenus de joindre au SRF des copies d’une liste de colisage (Packing List) et/ou d’une facture commerciale.

4.1 Service de stockage temporaire

• Dès réception de la confirmation de PMA indiquant que la demande a été acceptée, l’organisation requérante doit informer le GTL de la date et de l’heure estimées d’arrivée du chargement à l’entrepôt. De plus, le demandeur devra fournir les numéros d’immatriculation des camions, ainsi que les coordonnées des conducteurs et/ou du chef de convoi, afin de faciliter l’acheminement des véhicules vers l’entrepôt.
• L’organisation demandeuse doit également fournir à la PMA les numéros de bordereau d’expédition (et, si possible, des copies de ces bordereaux) en les joignant au SRF. Ces informations faciliteront l’identification du chargement à son arrivée.
• Stockage dans les entrepôts de la PMA sans enlèvement (sans pickup) :
  • L’utilisateur assure le transport vers l’entrepôt de la PMA indiqué par le personnel de la PMA.
  • Le PMA procède au déchargement et au stockage en fonction des caractéristiques du chargement et/ou des exigences décrites.
• Stockage dans les entrepôts de PMA avec enlèvement (avec « pickup ») :
  • Les organisations sont chargées de réaliser le chargement dans le moyen de transport fourni par PMA (ceci ne s’applique pas aux ports/aéroports. Dans ces cas-là, PMA se chargera du chargement dans les moyens de transport désignés).
  • PMA se charge du transport.
  • PMA procède au déchargement et au stockage en fonction des caractéristiques du chargement et/ou des exigences décrites.
• PMA confirmera la réception du chargement à l’organisation/au transporteur expéditeur et à l’utilisateur, tout en mettant à jour le système de suivi des envois de RITA.
• Le chargement ne sera pas délivré de l’entrepôt tant que PMA n’aura pas reçu un formulaire de bon de livraison (RLO, selon son acronyme anglais) signé par l’organisation demandeuse. Les instructions générales pour remplir un RLO en ligne sont disponibles ici.
• La demande de sortie doit inclure le numéro d’expédition, le nombre d’unités et préciser le destinataire désigné. PMA coordonnera la manutention de sortie et confirmera la sortie du chargement à l’organisation destinataire.
• Les formulaires de bon de livraison (RLO) doivent être soumis au moins 2 JOURS ouvrables avant la date prévue du chargement.
• La remise de la cargaison s’effectuera par unité de manutention ou par unité d’inventaire. La PMA ne garantit pas la préparation de commandes pour des quantités inférieures aux unités de manutention reçues. Si des quantités inférieures sont requises, la PMA remettra l’unité de manutention minimale, même si celle-ci représente une quantité supérieure à celle demandée.
• Si l’utilisateur souhaite retirer le chargement et le transporter à ses propres frais, il doit indiquer dans RITA le numéro de référence de l’envoi, le nombre d’unités, et préciser au nom de qui le chargement doit être remis (nom du conducteur, numéro d’immatriculation du véhicule, ETC.).
• Pour toute question relative à l’état du chargement, vous pouvez consulter le portail RITA afin de suivre la demande de service en question : Rita - Relief Item Tracking Application.

4.2 Services de transport

• Transport vers les entrepôts de la PMA :
  • L’organisation demandeuse est chargée de charger les camions au point d’origine et de s’assurer que tous les documents d’expédition sont remis aux chauffeurs (ceci ne s’applique pas aux ports/aéroports. Dans ces cas-là, la PMA se chargera du chargement sur les moyens de transport désignés).
  • PMA confirmera l’heure approximative d’enlèvement du chargement au point d’origine une fois les dispositions prises avec le transporteur.
  • PMA assure le transport.
  • PMA se charge du déchargement et du stockage.
• Transport depuis les entrepôts de PMA vers les lieux de destination (dans la mesure du possible) :
  • PMA est chargée du chargement des camions dans l’entrepôt d’origine et de s’assurer que tous les documents d’expédition sont remis aux chauffeurs.
  • PMA confirmera l’heure approximative d’arrivée du chargement au point de destination une fois les dispositions prises avec le transporteur finalisées.
  • Le chargement au lieu de destination, préalablement convenu dans le SRF, sera à la charge de l’utilisateur.
  • Tout déplacement supplémentaire au point de destination relève de la responsabilité de l’utilisateur.
• Pour les demandes de transport, le destinataire final, la destination et les coordonnées doivent être clairement indiqués sur le chargement ainsi que sur la demande (SRF), de même que toute exigence particulière relative à la manutention du chargement.
• PMA assurera le transport du chargement et tiendra l’organisation informée de l’avancement de l’opération.
• L’organisation expéditrice, ou le destinataire désigné, doit confirmer la réception en signant le bordereau de transport qui accompagne le chargement.
• La planification du transport avec le PAM doit s’effectuer du lundi au vendredi, de 8 h à 17 h.

REMARQUES :

• Le transport routier sera organisé en groupant le chargement avec celui d’autres organisations. 
• Si une organisation a besoin d’un transport ne concernant que son propre chargement, son cas particulier devra être examiné. Cela sera possible à condition que les quantités soient suffisantes pour remplir la capacité totale disponible des moyens de transport affrétés.

5. Conditions du service

• Les demandes sont soumises à la disponibilité des ressources et seront traitées conformément aux priorités établies par le gouvernement national et les organismes de coordination présents sur le territoire. 
• L’utilisation des services logistiques communs fournis par le GTL est subordonnée à l’acceptation, par les utilisateurs du service, des Conditions d’utilisation. En vertu de ces procédures opérationnelles standard (SOP), le PMA agit uniquement en tant qu’agent pour le compte des organisations demandeuses et n’assume aucune responsabilité quant au stockage, au transport ou à toute perte ou détérioration des marchandises. Le PMA fournira ces services de bonne foi et veillera à ce qu’ils soient exécutés avec toute la diligence requise.
• En émettant un SRF, le demandeur certifie que le chargement mentionné appartient à une organisation humanitaire et est destiné exclusivement à des fins humanitaires. L’ensemble des documents requis sera prêt et complet pour le chargement indiqué au plus tard à la « date de chargement » en cas de service de transport, et à la « date de début » en cas de service de stockage, ou à la date la plus proche de ces deux dates.
• L’organisation requérante déclare que toutes les informations contenues dans le SRF sont, à sa connaissance, véridiques et exactes. En soumettant le SRF, l’organisation requérante confirme que le responsable chargé de la demande est habilité à agir au nom de l’organisation et accepte l’entière responsabilité de toutes les actions et obligations découlant de la demande de service.

1. Le prestataire de services agit en tant qu'agent pour le compte des utilisateurs du service.
2. Le prestataire de services n’assume aucune responsabilité en cas de perte ou de dommage des marchandises transportées. Toutes les marchandises transportées sont soumises aux exigences de qualité de la PMA ainsi qu’aux normes et réglementations applicables.
3. Les utilisateurs du service sont tenus de prendre les dispositions nécessaires pour assurer leurs marchandises.
4. Le SRF n’est pas un document de transport ; il est utilisé pour des raisons de commodité administrative et ne vise pas à remplacer, se substituer ou prévaloir sur le document de transport pouvant être émis dans le cadre de tout mouvement relevant du SRF.
5. Toutes les obligations et taxes applicables au chargement figurant dans le SRF relèvent de la responsabilité de l’utilisateur du service et doivent être réglées à la satisfaction des autorités compétentes avant que le chargement ne soit remis par l’utilisateur du service ou son agent au prestataire de services.
6. Les informations contenues dans ce SRF feront l’objet d’un traitement numérique et pourront être hébergées sur un serveur tiers.

• Une fois qu’une demande a été confirmée par PMA, cette confirmation ne signifie pas que la demande a été acceptée ou approuvée. Les organisations demandeuses seront informées séparément une fois que les demandes auront été acceptées.

6. Contacts et assistance

Pour toute question relative aux services logistiques décrits dans le présent document : venezuela.clustercargo@wfp.org.

Interlocuteurs pour les services logistiques communs :

Andrea Acosta Coordinatrice du groupe de travail sur la logistique

Juan Carlos Sanmartín Passation de marchés et prestation de services

Tulio Ibarra Magasinier

7. Considérations techniques finales

EXIGENCES EN MATIÈRE D’EMBALLAGE DU CHARGEMENT

• Les organisations demandeuses sont tenues de s’assurer que leurs articles ont été emballés dans un conteneur adapté et qu’ils sont capables de résister aux contraintes physiques du transport. Le GTL se réserve le droit de refuser tout chargement qui n’aurait pas été correctement emballé, car un emballage inadéquat peut entraîner des retards de transport et réduire l’espace disponible pour d’autres organisations.
• Les colis de chargement doivent être correctement marqués avec les informations pertinentes, notamment les données suivantes :
  • Numéro d’expédition ou étiquette d’expédition imprimée du lot
  • Nom du propriétaire du chargement / de l’organisation demandeuse du service
  • Nom de l’organisation destinataire (si elle est différente du propriétaire du chargement)
  • Plages de température requises
  • Dates de péremption
  • Étiquettes de danger

ARTICLES VOLUMINEUX ET HORS GABARIT

• Les articles volumineux, longs, hors gabarit, ETC, seront traités en fonction de la capacité disponible dans l’entrepôt désigné à cet effet par PMA.

MARCHANDISES DANGEREUSES ET ARTICLES SOUMIS À UN CONTRÔLE DE TEMPÉRATURE

• Le GTL pourra accepter des marchandises dangereuses après une évaluation au cas par cas. Il est nécessaire de consulter le GTL avant de soumettre un SRF. Les utilisateurs du service peuvent vérifier la présence éventuelle de marchandises dangereuses à l’aide de l’outil de consultation des marchandises dangereuses.

RETOURS OU FAUX TRANSPORTS 

• Si, pour une raison autre qu’un cas de force majeure, l’organisme propriétaire du chargement ne se trouve pas sur le site convenu pour la réception de celui-ci, le chargement sera renvoyé à son point d’origine et l’organisme propriétaire sera facturé pour le service de transport aller et retour.

 ENTREPÔTS MOBILES

• PMA dispose de 6 entrepôts mobiles (MSU, Mobile Storage Unit) d’une capacité individuelle de 240 m² (3 unités) et de 320 m² (3 unités) destinés au stockage temporaire, qui peuvent être mis à disposition en tant qu’espace de stockage supplémentaire si nécessaire.
• Pour en faire la demande, veuillez contacter : venezuela.clustercargo@wfp.org.