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Le présent document offre un aperçu des services logistiques mis à disposition par le Cluster Logistique et Télécommunications (LTC) de la RDC afin de soutenir les acteurs humanitaires intervenant dans le cadre de la crise Ebola, ainsi que les modalités d’accès à ces services et les conditions dans lesquelles ils sont fournis. L’objectif de ces services est de permettre aux organisations d’intervention de mettre en place une chaîne d’approvisionnement ininterrompue qui facilite la distribution de l’aide humanitaire aux populations touchées en RDC. Ces services comprennent l’entreposage et le transport, fournis selon les conditions spécifiques décrites ci-dessous.

Ces services ne visent pas à remplacer les capacités logistiques d’autres organisations ni à concurrencer les prestataires de services locaux. Ils ont plutôt pour but de combler les lacunes opérationnelles identifiées et d’offrir une solution de dernier recours au cas où d’autres prestataires de services ne seraient pas disponibles et/ou si les capacités existantes s’avéraient insuffisantes pour répondre aux besoins humanitaires.

Il est prévu que ces services soient disponibles jusqu’au 30 août 2026, avec possibilité de prolongation. Toutefois, un retrait partiel ou total des services peut intervenir avant cette date en raison de circonstances spécifiques :

• Évolution de la situation sur le terrain
• Les services ne correspondent plus à un besoin convenu ou identifié
• Contraintes de financement

Le présent document fait l’objet de mises à jour régulières en fonction de l’évolution des besoins opérationnels et des changements de situation. Il incombe aux demandeurs de services de consulter la dernière version avant de soumettre toute demande. Les versions mises à jour seront publiées sur la page « Opérations en RDC ».

Le LTC se réserve le droit de rejeter ou de suspendre des demandes à tout moment si les conditions sur le terrain ne permettent pas la mise en œuvre adéquate de ce qui suit.

Considérations importantes avant de demander des services :

1. Toute communication, demande d'informations et tous les documents liés aux demandes de service qui ne sont pas joints au formulaire SRF initialement soumis en ligne doivent être envoyés à : DRC.ClusterCargo@wfp.org.
2. Chaque formulaire de demande de service (SRF) doit être soumis pour une seule paire origine-destination. Les utilisateurs ne doivent pas inclure plusieurs lieux d'enlèvement ou plusieurs destinations de livraison dans un même SRF. 
3. Chaque SRF doit être soumis pour un seul envoi. Bien que plusieurs services, tels que le transport et le stockage, puissent être demandés dans un même SRF, cela n'est autorisé que s'ils s'appliquent au même envoi.
4. Les demandeurs de services sont tenus de joindre tous les documents pertinents et requis au SRF en ligne au moment de la soumission afin de garantir un traitement rapide et précis.
5. L'utilisateur du service assume l'entière responsabilité de l'assurance de toutes les marchandises pendant les opérations de transport et de stockage. La couverture d'assurance doit être souscrite de manière indépendante, car elle n'est pas fournie dans le cadre de ces services logistiques.
6. Le prestataire de services n’est pas responsable des pertes ou dommages subis par les marchandises pendant le transport ou le stockage. Tous les articles traités doivent être conformes aux normes d’assurance qualité du PAM et aux exigences réglementaires applicables.
7. La mise en œuvre des services dépend des conditions de sécurité en vigueur, qui peuvent avoir une incidence sur le calendrier, l’accès et la faisabilité opérationnelle. La prestation des services est subordonnée à la disponibilité d’un accès sécurisé, de capacités de transport et des autorisations nécessaires, et peut être ajustée ou suspendue en conséquence. 
8. Les services seront fournis conformément aux priorités fixées par l’Équipe humanitaire de pays (HCT) ou le Groupe de coordination inter-clusters (ICCG). À titre de principe directeur, la priorité sera accordée aux demandes liées aux activités de sauvetage et d’intervention d’urgence.
9. L'éligibilité à l'accès à ces services est limitée aux agences des Nations Unies, aux organisations humanitaires internationales et aux organisations non gouvernementales (ONG) internationales ou nationales opérant en RDC et enregistrées auprès de l'OCHA. Dans certains cas, des entités gouvernementales peuvent également être considérées comme des utilisateurs des services.

Le LTC met à la disposition des organisations humanitaires des espaces d'entreposage pour le stockage de marchandises, y compris la manutention à l'entrée et à la sortie, sans frais pour l'utilisateur.

• Actuellement, les services de stockage sont disponibles aux emplacements suivants :
  
  • Bunia
  • Kinshasa

REMARQUE : D'autres sites d'entreposage seront envisagés au cas par cas.

1. Un stockage temporaire sera proposé aux organisations humanitaires dans une installation partagée.
2. Tout espace de stockage fourni est temporaire et limité à deux semaines.
3. La disponibilité de l'espace de stockage et la durée pour laquelle il est fourni peuvent varier en fonction des niveaux d'utilisation globaux.
4. Si une prolongation de la durée de stockage est nécessaire, l’utilisateur du service doit en informer le LTC avant la date limite convenue. Toute prolongation sera soumise à disponibilité et accordée à la seule discrétion du LTC.

Les services de transport de fret suivants sont disponibles :

• Groupage et transport de l’Ouganda vers la RDC – Les partenaires peuvent regrouper leurs marchandises à Entebbe, en Ouganda, et demander leur transport vers la RDC, y compris la livraison à Bunia et vers d’autres destinations au cas par cas. Le transport de marchandises s’effectuera par voie aérienne et routière. 

• Transport à l'intérieur de la RDC 

• Un service de transport routier est disponible depuis l’aéroport de Bunia vers les installations gérées par le Cluster et vers le point de distribution final situé à Bunia et dans les zones touchées.

• Le transport aérien est disponible de Kinshasa à Bunia.

• Des services de transport peuvent être demandés pour les marchandises :

• Actuellement stockées dans les installations de stockage de LTC 

  • À récupérer à l'aéroport de Bunia 

• Tous les services seront fournis gratuitement aux utilisateurs.

• Pour tous les mouvements internationaux de marchandises, l’organisation requérante est chargée d’accomplir les formalités de dédouanement.

• Dans le cas où le LTC vient chercher les marchandises dans les locaux de l’utilisateur du service, dans un entrepôt désigné ou dans l’entrepôt d’un prestataire de services agissant en son nom, il est chargé d’organiser le chargement des marchandises. Il est également chargé du déchargement à tous les points de livraison, sauf lorsque les marchandises sont livrées dans un entrepôt du LTC [voir ci-dessus 3.1 – Service de stockage temporaire].

• Les utilisateurs du service sont tenus de soumettre un formulaire de demande de service (SRF) en remplissant le SRF en ligne.
• Les SRF doivent être soumis au moins 4 jours avant la livraison de la marchandise au service commun de stockage et de transport.

REMARQUE : vous trouverez les instructions générales pour remplir le SRF en ligne ici.

• Les utilisateurs du service sont tenus de fournir les dimensions exactes de la cargaison. Si des poids, volumes, quantités ou contenus de cargaison incorrects sont indiqués dans le SRF, la cargaison peut être refusée soit à l'entrepôt, soit lors de l'enlèvement. Pour obtenir des conseils sur la détermination des dimensions de la cargaison, veuillez vous reporter à ce guide. Pour vous aider à calculer les dimensions, vous pouvez utiliser le calculateur de dimensions de cargaison.
• Les utilisateurs du service sont invités à indiquer le(s) numéro(s) de bon de commande de leur organisation ou toute autre référence interne de la cargaison dans le champ « Référence du propriétaire » afin de faciliter le suivi.
• Tous les utilisateurs du service seront invités à accepter les conditions d'utilisation du LTC. 
• Après avoir soumis le SRF en ligne, le demandeur sera le destinataire d'un e-mail automatique à l'adresse fournie lors de la soumission afin de vérifier et de finaliser la demande. Cette étape est nécessaire pour confirmer la soumission du SRF.

Veuillez noter qu’à ce stade, aucune obligation ni aucun engagement n’a été établi quant à la fourniture du service demandé.

• Le LTC accusera réception du formulaire SRF dans les 24 heures et procédera soit : (a) à la demande de précisions ou de documents supplémentaires nécessaires, soit (b) à l’enregistrement du formulaire SRF avec le statut « Nouveau » et à la fourniture à l’utilisateur du service d’un rapport d’expédition contenant un code de suivi à 9 chiffres.
• Le LTC examinera la demande et l’approuvera ou l’annulera dans un délai de 48 heures, en fonction des conditions spécifiques régissant la fourniture de services logistiques communs. Tout changement de statut sera automatiquement communiqué au demandeur.
• Les utilisateurs du service peuvent suivre le statut de leur cargaison et soumettre des demandes de dédouanement via le système de suivi en ligne en utilisant le numéro de suivi fourni par le LTC à l'aide de l'outil de suivi des expéditions en ligne.
• Pour toute question complémentaire concernant les informations relatives à l’envoi, veuillez écrire à : DRC.clustercargo@wfp.org.

Un seul formulaire SRF pour le service de stockage temporaire ne peut comporter que :

• Le lieu d'origine où la marchandise sera transférée au prestataire de services (champ SRF : « Lieu (de stockage) »)
• La date à laquelle la cargaison sera transférée au prestataire de services et à laquelle le service débutera (champ SRF : « Date de début »)
• La date à laquelle la marchandise doit être remise à l'utilisateur du service (champ SRF : « Date de fin »)
• Dès réception de la confirmation du LTC indiquant que la demande a été acceptée, l’organisation requérante doit notifier au LTC la date et l’heure estimées d’arrivée de la cargaison à l’entrepôt. De plus, le demandeur doit fournir les coordonnées du chauffeur du camion ou du chef de convoi au contact désigné du LTC afin de faciliter l’acheminement des véhicules vers l’entrepôt.
• Les organisations livrant des marchandises de secours aux centres logistiques en vue d’un stockage temporaire doivent fournir tous les détails relatifs à l’envoi ainsi que les documents nécessaires, conformément aux procédures opérationnelles standard (SOP) spécifiques en vigueur dans le pays.
• Les horaires d'ouverture actuels de l'entrepôt sont les suivants :

• Le LTC confirmera la réception de la cargaison à l'entrepôt en mettant à jour le système de suivi des cargaisons en conséquence. 
• La cargaison ne sera pas dédouanée de l'entrepôt tant que le LTC n'aura pas reçu un formulaire de demande de dédouanement (RLO) signé de la part de l'organisation requérante. Les instructions générales pour remplir un RLO en ligne sont disponibles ici.
• La demande de dédouanement doit inclure le numéro d'expédition, la quantité d'unités, le volume total et le poids de la cargaison à dédouaner, et préciser le destinataire désigné. Le LTC coordonnera la manutention et confirmera la remise de la cargaison à l'organisation destinataire.
• Les formulaires de demande de déblocage (RLO) doivent être soumis au moins 48 heures avant la date prévue pour le déblocage de la cargaison.
• Si un article faisant l'objet d'une demande de stockage contient des marchandises dangereuses, la fiche de données de sécurité (FDS/MSDS) appropriée doit être jointe au formulaire SRF, et le numéro d'identification ONU correspondant doit y figurer. Le formulaire SRF peut être rejeté si la FDS ne peut être fournie ou si l'article classé comme marchandise dangereuse est jugé inadapté au lieu de stockage. Si vous n'êtes pas certain que votre cargaison soit une marchandise dangereuse, veuillez consulter l'outil de recherche des marchandises dangereuses.
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Un SRF unique pour les services de transport doit comporter :

• La date à laquelle la cargaison sera remise pour que le(s) service(s) commence(nt) (dans le champ « Date de préparation au chargement »). Si la cargaison part d'Entebbe, les utilisateurs du service doivent indiquer la date d'arrivée prévue au hub d'Entebbe.
• Un lieu où la cargaison sera remise pour que le ou les services commencent (dans le champ « FROM » de la section « Starting Point »)
• Un lieu où la cargaison sera restituée à la fin du ou des services (dans le champ « LIVRÉ À » de la section « Destination »)
• Pour les demandes de transport, le destinataire final, la destination et les coordonnées doivent être clairement indiqués sur la cargaison ainsi que dans la demande, de même que toute exigence particulière en matière de manutention de la cargaison. 
• Le LTC confirmera l'heure de ramassage prévue pour la cargaison une fois que les dispositions relatives au camion auront été finalisées.
• Le LTC assurera le transport de la cargaison et tiendra l’organisation informée de l’avancement. 
• L'organisation expéditrice, ou le destinataire désigné, doit confirmer la réception en signant le bordereau d'expédition qui accompagne la cargaison.

Pour toutes les marchandises transitant par Entebbe :

• Tous les documents (y compris la lettre de transport aérien) doivent mentionner « Destination finale : RDC » et « Cargaison en transit ». Ces mentions faciliteront le transbordement sans dédouanement. 
• Les organisations expéditrices doivent uniquement indiquer leur propre nom ou celui de leur organisation partenaire identifiée en RDC comme destinataire ; toutefois, les partenaires expéditeurs doivent indiquer le PAM comme partie à notifier afin de faciliter le transit complet de la cargaison vers la RDC.
• Tous les frais d’importation et les formalités douanières à l’intérieur de la RDC sont à la charge de l’organisation expéditrice. 
• Toutes les marchandises doivent être emballées pour le transport aérien international, avec indication claire sur les cartons de toutes les plages de température et des MD. 

• Les directives relatives à l’emballage et à l’étiquetage des marchandises à température contrôlée pour le fret aérien sont disponibles ici. 

• Les MD doivent être accompagnés d’une fiche de données de sécurité (FDS) et d’un formulaire DC HazDec. Les directives relatives à la documentation et à l’étiquetage des MD pour le fret aérien sont disponibles ici. 

• Les marchandises arrivant à Entebbe en vue d’un transport ultérieur doivent être accompagnées d’un formulaire SRF soumis à l’avance. Le défaut de fourniture d’un formulaire SRF peut entraîner un retard ou un refus de la marchandise. 
• Les utilisateurs du service doivent joindre des copies de la liste de colisage, de la facture pro forma/commerciale, des certificats d'origine/d'inspection et de tous les autres documents liés au dédouanement en RDC.

L'utilisation des services logistiques communs facilités par LTC implique que les utilisateurs acceptent les conditions de service. Conformément à ces procédures opérationnelles standard (SOP), le PAM agit uniquement en tant qu'agent pour le compte des organisations demandeuses et n'assume aucune responsabilité quant au stockage, au transport ou à toute perte ou détérioration des marchandises. Le PAM fournira ses services de bonne foi et veillera à ce qu'ils soient exécutés avec la diligence requise. 

En émettant un formulaire de demande de service (SRF), le demandeur certifie que la cargaison mentionnée est la propriété d’une organisation humanitaire et est destinée exclusivement à des fins humanitaires. Tous les documents requis seront prêts et complets pour la cargaison mentionnée à la « Date de préparation au chargement » dans le cas d’un service de transport, et à la « Date de début » dans le cas d’un service de stockage, ou à la première de ces deux dates. 

L’organisation requérante déclare que toutes les informations contenues dans le SRF sont, à sa connaissance, véridiques et exactes. En soumettant le SRF, l’organisation requérante confirme l’autorité du responsable de la demande à agir au nom de l’organisation requérante et accepte l’entière responsabilité de toutes les actions et obligations découlant de la demande de service.

• Le prestataire de services agit en tant que mandataire des utilisateurs du service.

• Le prestataire de services n’assume aucune responsabilité en cas de perte ou de dommage des marchandises transportées. Toutes les marchandises transportées sont soumises aux exigences d’assurance qualité du PAM ainsi qu’aux règles et réglementations applicables.

• Il incombe aux utilisateurs du service de prendre les dispositions nécessaires pour assurer leurs marchandises.

• Le SRF n’est pas un document de transport ; il est utilisé pour des raisons de commodité administrative et n’est pas destiné à remplacer, se substituer ou prévaloir sur le document de transport qui pourrait être émis dans le cadre de tout mouvement relevant du SRF.

• Tous les droits et taxes applicables aux marchandises figurant sur le SRF relèvent de la responsabilité de l’utilisateur du service et doivent être réglés à la satisfaction des autorités compétentes avant que les marchandises ne soient remises par l’utilisateur du service ou son agent au prestataire de services.

• Les informations contenues dans ce SRF seront traitées numériquement et pourront être hébergées sur un serveur tiers.

Une fois qu'une demande a été confirmée par l'équipe LTC, cette confirmation ne signifie pas que la demande a été acceptée ou approuvée. Les organisations demandeuses seront informées séparément une fois que les demandes auront été acceptées.

• Les organisations demandeuses sont tenues de s'assurer que leurs articles ont été emballés dans un conteneur de transport approprié et qu'ils sont adaptés aux contraintes physiques du transport opérationnel. Le LTC se réserve le droit de refuser toute cargaison qui n'a pas été correctement emballée, car un emballage inadéquat peut entraîner des retards de transport et réduire l'espace disponible pour d'autres organisations. 
• Les conteneurs de fret doivent être correctement marqués avec les informations pertinentes, notamment (mais sans s’y limiter) :
  
  • Numéro d'expédition ou étiquette d'expédition imprimée
  • Nom du propriétaire de la cargaison/de l'organisation demandeuse
  • Nom de l'organisation destinataire (si différent de celui du propriétaire de la cargaison)
  • Plages de température requises
  • Dates de péremption 
  • Numéros d'identification ONU et étiquettes de danger corrects 

• Les articles volumineux, longs, hors gabarit, ETC seront traités en fonction des capacités disponibles. 

• Le LTC est en mesure d’accepter des marchandises dangereuses au cas par cas. Il est nécessaire de consulter le LTC avant de soumettre un SRF. Les utilisateurs du service peuvent rechercher les marchandises potentiellement dangereuses à l’aide de l’outil de recherche de marchandises dangereuses.
• En règle générale, le LTC n'assure pas de transport ou de stockage à température contrôlée. Toutefois, les demandes seront examinées au cas par cas avec les organisations ayant signé un accord de niveau de service avec le PAM pour la fourniture de ces services logistiques spécifiques dans le pays.