Summary
Voici les procédures opérationnelles standard permettant d'accéder aux services logistiques communs du Cluster Logistique. Les services du Cluster Logistique sont fournis gratuitement aux utilisateurs.
Contenu
- Présentation générale
Le présent document offre un aperçu des services logistiques mis à disposition par le Cluster Logistique et Télécommunications (LTC) de la RDC afin de soutenir les acteurs humanitaires intervenant face à la crise d’Ebola, ainsi que les modalités d’accès à ces services et les conditions dans lesquelles ils sont fournis. L’objectif de ces services est de permettre aux organisations intervenantes de mettre en place une chaîne d’approvisionnement ininterrompue facilitant l’acheminement de l’aide humanitaire vers les populations touchées en RDC. Ces services comprennent l’entreposage et le transport, fournis selon les conditions spécifiques décrites ci-dessous.
Ces services ne visent pas à se substituer aux capacités logistiques d’autres organisations ni à entrer en concurrence avec les prestataires de services locaux. Ils ont plutôt pour but de combler les lacunes opérationnelles identifiées et d’offrir une solution de dernier recours au cas où d’autres prestataires de services ne seraient pas disponibles et/ou si les capacités existantes s’avéraient insuffisantes pour répondre aux besoins humanitaires.
Il est prévu que ces services soient disponibles jusqu’au 30 août 2026, avec possibilité de prolongation. Toutefois, un retrait partiel ou total des services pourrait intervenir avant cette date en raison de circonstances particulières :
- Évolution de la situation sur le terrain
- Les services ne correspondent plus à un besoin convenu ou identifié
- Contraintes de financement
Le présent document fait l’objet de mises à jour régulières en fonction de l’évolution des besoins opérationnels et des changements de situation. Il incombe aux demandeurs de services de consulter la dernière version avant de soumettre toute demande. Les versions mises à jour seront publiées sur la page « Opérations en RDC ».
Le LTC se réserve le droit de rejeter ou de suspendre des demandes à tout moment si les conditions sur le terrain ne permettent pas la mise en œuvre adéquate des dispositions ci-dessous.
- Remarques importantes à l’attention des utilisateurs
Éléments importants à prendre en compte avant de demander des services :
- Toute communication, demande d’informations et tous les documents relatifs aux demandes de service qui ne sont pas joints au formulaire de demande de service (SRF) initialement soumis en ligne doivent être envoyés à : DRC.ClusterCargo@wfp.org.
- Chaque formulaire de demande de service (SRF) doit être soumis pour un seul couple origine-destination. Les utilisateurs ne doivent pas inclure plusieurs lieux d’enlèvement ou plusieurs destinations de livraison dans un même SRF.
- Chaque SRF doit être soumis pour un seul envoi. Bien que plusieurs services, tels que le transport et le stockage, puissent être demandés au sein d’un même SRF, cela n’est autorisé que s’ils concernent le même envoi.
- Les demandeurs de services sont tenus de joindre tous les documents pertinents et requis au formulaire SRF en ligne au moment de la soumission afin de garantir un traitement rapide et précis.
- L’utilisateur du service assume l’entière responsabilité de l’assurance de l’ensemble des marchandises pendant les opérations de transport et de stockage. La couverture d’assurance doit être souscrite de manière indépendante, car elle n’est pas fournie dans le cadre de ces services logistiques.
- Le prestataire de services n’est pas responsable des pertes ou dommages subis par les marchandises pendant le transport ou le stockage. Tous les articles manipulés doivent être conformes aux normes d’assurance qualité du PAM et aux exigences réglementaires applicables.
- La mise en œuvre des services dépend des conditions de sécurité en vigueur, lesquelles peuvent avoir une incidence sur le calendrier, l’accès et la faisabilité opérationnelle. La prestation des services est subordonnée à la disponibilité d’un accès sécurisé, de capacités de transport et des autorisations nécessaires, et peut être adaptée ou suspendue en conséquence.
- Les services seront fournis conformément aux priorités fixées par l’Équipe humanitaire de pays (HCT) ou le Groupe de coordination inter-clusters (ICCG). À titre de principe directeur, la priorité sera accordée aux demandes liées aux activités de sauvetage et d’intervention d’urgence.
- L’éligibilité à ces services est réservée aux agences des Nations Unies, aux organisations humanitaires internationales et aux organisations non gouvernementales (ONG) internationales ou nationales opérant en RDC et enregistrées auprès de l’OCHA. Dans certains cas, des entités gouvernementales peuvent également être considérées comme des utilisateurs des services.
- Services disponibles
3.1 – Service de stockage temporaire
Le LTC met à la disposition des organisations humanitaires des espaces d’entreposage pour le stockage de marchandises, y compris la manutention à l’entrée et à la sortie, sans frais pour l’utilisateur.
- Actuellement, les services de stockage sont disponibles aux emplacements suivants :
- Bunia
- Kinshasa
| Nom de l’installation | Type | Ville / Région | Capacité de stockage |
| Entrepôt LTC – Bunia | Stockage à sec | Ituri | 2 000 m² |
| Entrepôt LTC – Aéroport de Bunia | Entrepôt de stockage à sec | Ituri | 1 000 m² |
| Entrepôt LTC – Kinshasa | Entrepôt de stockage à sec | Kinshasa | 1 000 m² |
REMARQUE : D’autres sites d’entreposage seront envisagés au cas par cas.
- Un entreposage temporaire sera proposé aux organisations humanitaires dans des locaux partagés.
- Tous les espaces de stockage mis à disposition sont temporaires et limités à deux semaines.
- La disponibilité des espaces de stockage et la durée de mise à disposition peuvent varier en fonction du taux d’occupation global.
- Si une prolongation de la durée de stockage est nécessaire, l’utilisateur du service doit en informer le LTC avant la date limite convenue. Toute prolongation sera soumise à disponibilité et accordée à la seule discrétion du LTC.
3.2 – Services de transport
Les services de transport de fret suivants sont disponibles :
- Groupage et transport de l’Ouganda vers la RDC – Les partenaires peuvent regrouper leurs marchandises à Entebbe, en Ouganda, et demander leur acheminement vers la RDC, y compris la livraison à Bunia et vers d’autres destinations, au cas par cas. Le transport des marchandises s’effectuera par voie aérienne et routière.
- Transport à l’intérieur de la RDC
- Un service de transport routier est disponible depuis l’aéroport de Bunia vers les installations gérées par le Cluster et vers le point de distribution final situé à Bunia et dans les zones touchées.
- Le transport aérien est disponible de Kinshasa à Bunia.
- Un service de transport routier est disponible depuis l’aéroport de Bunia vers les installations gérées par le Cluster et vers le point de distribution final situé à Bunia et dans les zones touchées.
- Des services de transport peuvent être demandés pour les marchandises :
- Actuellement stockées dans les entrepôts du LTC
- À récupérer à l’aéroport de Bunia
- Tous les services seront fournis gratuitement aux utilisateurs.
- Pour tous les mouvements internationaux de marchandises, l’organisation demandeuse est chargée d’accomplir les formalités de dédouanement.
- Dans le cas où la LTC viendrait chercher les marchandises dans les locaux de l’utilisateur du service, dans un entrepôt désigné ou dans l’entrepôt d’un prestataire de services agissant en son nom, elle est chargée d’organiser le chargement des marchandises. Elle est également chargée du déchargement à tous les points de livraison, sauf lorsque les marchandises sont livrées dans un entrepôt de la LTC [voir ci-dessus 3.1 – Service de stockage temporaire].
- Comment accéder aux services
- Les utilisateurs du service sont tenus de soumettre un formulaire de demande de service (SRF) en remplissant le SRF en ligne.
- Les SRF doivent être soumis au moins 4 jours avant la livraison de la marchandise au service commun de stockage et de transport.
REMARQUE : vous trouverez les instructions générales pour remplir le formulaire SRF en ligne ici.
- Les utilisateurs du service sont tenus de fournir les dimensions exactes de la cargaison. Si des poids, volumes, quantités ou contenus de cargaison incorrects sont indiqués dans le formulaire SRF, la cargaison peut être refusée soit à l’entrepôt, soit lors de l’enlèvement. Pour obtenir des conseils sur la détermination des dimensions de la cargaison, veuillez vous reporter à ce guide. Pour vous aider à calculer les dimensions, vous pouvez utiliser le calculateur de dimensions de cargaison.
- Les utilisateurs du service sont invités à indiquer le(s) numéro(s) de bon de commande de leur organisation ou toute autre référence interne relative au fret dans le champ « Référence du propriétaire » afin de faciliter le suivi.
- Tous les utilisateurs du service seront invités à accepter les conditions générales de service de LTC.
- Après avoir soumis le formulaire SRF en ligne, le demandeur sera le destinataire d’un e-mail automatique à l’adresse fournie lors de la soumission afin de vérifier et de finaliser la demande. Cette étape est nécessaire pour confirmer la soumission du formulaire SRF.
Veuillez noter qu’à ce stade, aucune obligation ni aucun engagement n’a été établi quant à la fourniture du service demandé.
- Le LTC accusera réception du formulaire SRF dans les 24 heures et procédera soit : (a) à la demande de précisions ou de documents supplémentaires nécessaires, soit (b) à l’enregistrement du formulaire SRF avec le statut « Nouveau » et à la transmission à l’utilisateur du service d’un rapport d’expédition contenant un code de suivi à 9 chiffres.
- Le LTC examinera la demande et l’approuvera ou l’annulera dans un délai de 48 heures, en fonction des conditions spécifiques régissant la fourniture des services logistiques communs. Tout changement de statut sera automatiquement communiqué au demandeur.
- Les utilisateurs du service peuvent suivre l’état de leur fret et soumettre des demandes de dédouanement via le système de suivi en ligne à l’aide du numéro de suivi fourni par le LTC, en utilisant l’outil de suivi des expéditions en ligne.
- Pour toute question complémentaire concernant les informations relatives à l’envoi, veuillez vous adresser à : DRC.clustercargo@wfp.org.
- Les partenaires dont les marchandises transitent par l’Ouganda à destination de la RDC peuvent être tenus de fournir un numéro d’identification fiscale ougandais (TIN) sur demande.
4.1 Demandes de services de stockage
Un seul formulaire SRF pour le service de stockage temporaire ne peut comporter que :
- Le lieu d’origine où la marchandise sera transférée au prestataire de services (champ SRF : « Lieu (de stockage) »)
- La date à laquelle la marchandise sera transférée au prestataire de services et à laquelle le service débutera (champ du SRF : « Date de début »)
- La date à laquelle la marchandise doit être remise à l’utilisateur du service (champ du SRF : « Date de fin »)
- Dès réception de la confirmation du LTC indiquant que la demande a été acceptée, l’organisation demandeuse doit communiquer au LTC la date et l’heure estimées d’arrivée de la cargaison à l’entrepôt. En outre, le demandeur doit fournir les coordonnées du conducteur du camion ou du chef de convoi au contact désigné du LTC afin de faciliter l’acheminement des véhicules vers l’entrepôt.
- Les organisations livrant des marchandises humanitaires aux centres logistiques en vue d’un stockage temporaire doivent fournir les détails complets de l’envoi ainsi que les documents nécessaires, conformément aux procédures opérationnelles standard (SOP) spécifiques en vigueur dans le pays.
- Les horaires d’ouverture actuels de l’entrepôt sont les suivants :
| Jour de la semaine | Horaires d’ouverture | Aucun chargement/déchargement de marchandises après |
| Du lundi au jeudi | de 8 h à 16 h | 15 h |
| Vendredi | de 8 h à 13 h | 12 h |
| Samedi-dimanche | À la demande |
- Le LTC confirmera la réception de la marchandise à l'entrepôt en mettant à jour le système de suivi des marchandises en conséquence.
- La marchandise ne sera pas délivrée de l’entrepôt tant que le LTC n’aura pas reçu un formulaire d’ordre de sortie (RLO) signé de la part de l’organisme demandeur. Les instructions générales pour remplir un RLO en ligne sont disponibles ici.
- La demande de déblocage doit inclure le numéro d’expédition, le nombre d’unités, le volume total et le poids de la cargaison à débloquer, et préciser le destinataire désigné. Le LTC coordonnera la manutention de sortie et confirmera le déblocage de la cargaison à l’organisme destinataire.
- Les formulaires d’ordre de sortie (RLO) doivent être soumis au moins 48 heures avant la date prévue pour la sortie de la cargaison.
- Si un article faisant l’objet d’une demande de stockage contient des marchandises dangereuses, la fiche de données de sécurité (FDS/MSDS) correspondante doit être jointe au formulaire SRF, et le numéro d’identification ONU approprié doit y figurer. Le formulaire SRF peut être rejeté si la FDS ne peut être fournie ou si l’article classé comme marchandise dangereuse est jugé inadapté au lieu de stockage. Si vous n’êtes pas certain que votre fret soit considéré comme une marchandise dangereuse, veuillez consulter l’outil de recherche des marchandises dangereuses.
4.2 Demandes de services de transport
Un formulaire SRF unique pour les services de transport doit comporter :
- La date à laquelle la cargaison sera remise pour que le(s) service(s) commence(nt) (dans le champ « Date de préparation au chargement »). Si la cargaison part d’Entebbe, les utilisateurs du service doivent indiquer la date d’arrivée prévue au hub d’Entebbe.
- Un lieu où la cargaison sera remise pour que le ou les services commencent (dans le champ « DE » de la section « Point de départ »)
- Un lieu où la cargaison sera restituée à la fin du ou des services (dans le champ « LIVRÉ À » de la section « Destination »)
- Pour les demandes de transport, le destinataire final, la destination et les coordonnées doivent être clairement indiqués sur la cargaison ainsi que dans la demande, de même que toute exigence particulière relative à la manutention de la cargaison.
- Le LTC confirmera l’heure de prise en charge prévue pour le fret une fois que les dispositions relatives au camion auront été finalisées.
- Le LTC assurera le transport de la cargaison et tiendra l’organisation informée de l’avancement de l’opération.
- L’organisation expéditrice, ou le destinataire désigné, doit accuser réception en signant le bordereau d’expédition qui accompagne la cargaison.
Pour toutes les marchandises transitant par Entebbe :
- Tous les documents (y compris la lettre de transport aérien) doivent mentionner «Destination finale : RDC» et «Cargaison en transit». Ces mentions permettront de faciliter le transbordement sans dédouanement.
- Lors de la préparation de la cargaison pour le transport, les organisations expéditrices doivent noter que les cargaisons en transit entrant en Ouganda sur le même bordereau d’expédition doivent être transportées ensemble afin d’être traitées correctement par les douanes ougandaises.
- Les organisations expéditrices ne doivent indiquer comme destinataire que leur propre nom ou celui de leur organisation partenaire identifiée en RDC ; toutefois, les partenaires expéditeurs doivent désigner le PAM comme partie à notifier afin de faciliter le transit complet de la cargaison vers la RDC.
- L’ensemble des frais d’importation et des formalités douanières en RDC sont à la charge de l’organisation expéditrice.
- Toutes les marchandises doivent être conditionnées pour le transport aérien international, en indiquant clairement sur les colis toutes les plages de température et la mention « MD » (marchandises dangereuses).
- Les directives relatives à l’emballage et à l’étiquetage des marchandises à température contrôlée destinées au fret aérien sont disponibles ici.
- Les MD doivent être accompagnés d’une fiche de données de sécurité (FDS) et d’un document HazDec de la RDC. Les directives relatives à la documentation et à l’étiquetage des MD pour le fret aérien sont disponibles ici.
- Les marchandises arrivant à Entebbe en vue d’un transport ultérieur doivent être accompagnées d’un formulaire SRF (Single Release Form) soumis à l’avance. L’absence de formulaire SRF peut entraîner un retard ou le refus de la marchandise.
- Tous les documents d’accompagnement doivent être joints au formulaire SRF. Les documents suivants, requis pour le dédouanement en RDC, doivent être joints :
- Facture pro forma/facture commerciale
- Liste de colisage
- Certificat d’origine/d’inspection (pour les produits pharmaceutiques)
- Autorisations réglementaires délivrées par la RDC pour les produits soumis à contrôle
- Copie du décret interministériel accordant des allègements administratifs et fiscaux, s’il a été délivré
- Déclaration IM8 aux fins de transit (le cas échéant)
- Autorisation de mise sur le marché, le cas échéant (en particulier pour les produits pharmaceutiques)
-
Les partenaires effectuant l'importation de marchandises via le PAM dans le cadre de la riposte à Ebola doivent se procurer et transmettre une lettre de facilitation émanant du directeur général du COUSP ou du responsable des incidents, car cela peut contribuer à accélérer les formalités douanières.
- Conditions d’utilisation
L’utilisation des services logistiques communs facilités par le LTC implique que les utilisateurs de ces services acceptent les conditions de service. Conformément à ces procédures opérationnelles standard (SOP), le PAM agit uniquement en tant qu’agent pour le compte des organisations demandeuses et décline toute responsabilité en matière de stockage, de transport ou de toute perte ou détérioration des marchandises. Le PAM fournira ses services de bonne foi et veillera à ce qu’ils soient exécutés avec toute la diligence requise.
En remplissant un formulaire de demande de service (SRF), le demandeur certifie que la cargaison mentionnée est la propriété d’une organisation humanitaire et est destinée exclusivement à des fins humanitaires. Tous les documents requis seront prêts et complets pour la cargaison mentionnée à la « Date de préparation au chargement » dans le cas d’un service de transport, et à la « Date de début » dans le cas d’un service de stockage, ou à la première de ces deux dates.
L’organisation demandeuse déclare que toutes les informations contenues dans le SRF sont, à sa connaissance, véridiques et exactes. En soumettant le SRF, l’organisation demandeuse confirme que le responsable de la demande est habilité à agir en son nom et accepte l’entière responsabilité de toutes les actions et obligations découlant de la demande de service.
- Le prestataire de services agit en tant que mandataire des utilisateurs du service.
- Le prestataire de services n’assume aucune responsabilité en cas de perte ou de dommage affectant les marchandises transportées. Toutes les marchandises transportées sont soumises aux exigences d’assurance qualité du PAM ainsi qu’aux règles et réglementations applicables.
- Il incombe aux utilisateurs du service de prendre les dispositions nécessaires pour assurer leurs marchandises.
- Le SRF n’est pas un document de transport ; il est utilisé à des fins administratives et n’est pas destiné à remplacer, se substituer ou prévaloir sur le document de transport pouvant être émis dans le cadre de tout mouvement effectué au titre du SRF.
- Tous les droits et taxes applicables aux marchandises figurant sur le SRF relèvent de la responsabilité de l’utilisateur du service et doivent être réglés à la satisfaction des autorités compétentes avant que les marchandises ne soient remises par l’utilisateur du service ou son agent au prestataire de services.
- Les informations contenues dans ce SRF feront l’objet d’un traitement numérique et pourront être hébergées sur un serveur tiers.
Une fois qu’une demande a été confirmée par l’équipe LTC, cette confirmation ne signifie pas pour autant que la demande a été acceptée ou approuvée. Les organisations demandeuses seront informées séparément dès que leurs demandes auront été acceptées.
EXIGENCES EN MATIÈRE D’EMBALLAGE DU FRET
- Les organisations demandeuses sont tenues de s’assurer que leurs articles ont été emballés dans un conteneur de transport approprié et qu’ils sont adaptés aux contraintes physiques du transport opérationnel. Le LTC se réserve le droit de refuser toute cargaison qui n’aurait pas été correctement emballée, car un emballage inadéquat peut entraîner des retards de transport et réduire l’espace disponible pour d’autres organisations.
- Les conteneurs de fret doivent être correctement marqués avec les informations pertinentes, notamment (mais sans s’y limiter) :
- Numéro d’expédition ou étiquette d’expédition imprimée
- Nom du propriétaire de la cargaison / de l’organisation demandeuse
- Nom de l’organisation destinataire (si différent de celui du propriétaire de la cargaison)
- Plages de température requises
- Dates de péremption
- Numéros d'identification ONU et étiquettes de danger corrects
- Les organisations demandeuses sont invitées à marquer clairement leur cargaison avec leur logo à l’aide d’autocollants, d’emballages ou d’autres moyens afin de faciliter son identification.
ARTICLES VOLUMINEUX ET HORS GABARIT
- Les articles volumineux, longs, hors gabarit, ETC seront traités en fonction des capacités disponibles.
MARCHANDISES DANGEREUSES ET ARTICLES À TEMPÉRATURE CONTRÔLÉE
- Le LTC est en mesure d’accepter des marchandises dangereuses au cas par cas. Une consultation préalable avec le LTC est requise avant de soumettre un formulaire SRF. Les utilisateurs du service peuvent rechercher les marchandises potentiellement dangereuses à l’aide de l’outil de recherche des marchandises dangereuses.
- En règle générale, le LTC ne propose pas de transport ni de stockage à température contrôlée. Toutefois, les demandes seront examinées au cas par cas pour les organisations ayant signé un accord de niveau de service avec le PAM pour la fourniture de ces services logistiques spécifiques dans le pays.
