Resumen
Procedimientos Operativos Estándar para acceder a los servicios proporcionados por el Programa Mundial del Alimentos a través del Grupo de Trabajo de Logística
Contenido
1. Descripción general
Este documento ofrece una visión general de los servicios logísticos comunes puestos a disposición a través del Grupo de trabajo de Logística, cómo acceder a ellos y las condiciones bajo las cuales se prestarán dichos servicios.
El objetivo de estos servicios es permitir a las organizaciones de respuesta humanitaria establecer una cadena de suministro ininterrumpida que apoye la entrega de artículos de ayuda humanitaria a la población afectada en Bolivia.
Estos servicios no pretenden sustituir las capacidades logísticas de otras organizaciones ni competir con el mercado comercial. Más bien, tienen por objetivo cubrir las brechas operativas identificadas y proporcionar una opción de último recurso cuando otros proveedores de servicios no estén disponibles o cuando la capacidad existente sea insuficiente para responder a las necesidades humanitarias.
Se prevé que estos servicios estén disponibles hasta 30 de noviembre 2026, con posibilidad de extensión. No obstante, la retirada parcial o total de los servicios puede producirse antes de esta fecha debido a circunstancias específicas:
- Cambios en la situación sobre el terreno
- Los servicios ya no constituyen una necesidad acordada/identificada
- Restricciones de financiación
Este documento está sujeto a actualizaciones periódicas en función de la evolución de las necesidades operativas y de los cambios en el contexto. Los usuarios del servicio son responsables de consultar la versión más reciente antes de presentar cualquier solicitud. Las versiones actualizadas se compartirán en la página de operaciones de Bolivia.
El Grupo de trabajo de Logística se reserva el derecho de rechazar o poner en espera solicitudes en cualquier momento si las condiciones sobre el terreno no permiten la correcta implementación de lo indicado a continuación.
2. Notas clave para los usuarios
Consideraciones importantes antes de solicitar los servicios:
- Toda comunicación, solicitud de información y toda la documentación relacionada con las Solicitudes de Servicio que no esté adjunta al SRF (Service Request Form, por sus siglas en ingles) en línea presentado originalmente deberá enviarse a: bolivia.clustercargo@wfp.org
- Cada Formulario de Solicitud de Servicio (SRF) debe presentarse para un único punto de origen y destino. Los usuarios no deben incluir múltiples puntos de recogida ni múltiples destinos de entrega dentro del mismo SRF.
- Cada SRF debe presentarse para un solo envío. Aunque se pueden solicitar múltiples servicios, como transporte y almacenamiento, dentro de un mismo SRF, esto solo está permitido cuando se aplican al mismo envío.
- Se espera que los usuarios del servicio adjunten toda la documentación pertinente y requerida al SRF en línea en el momento de enviarlo, a fin de garantizar una tramitación oportuna y precisa.
- El usuario del servicio tiene la plena responsabilidad de asegurar toda la carga durante las operaciones de transporte y almacenamiento. La cobertura del seguro debe gestionarse de forma independiente, ya que no está incluida en el alcance de estos servicios logísticos.
- El proveedor del servicio no es responsable de ninguna pérdida o daño de la carga durante el transporte o el almacenamiento. Todos los artículos manipulados deben cumplir las normas de aseguramiento de la calidad del Programa Mundial de Alimentos (PMA) y los requisitos reglamentarios pertinentes.
- La implementación de los servicios depende de las condiciones de seguridad vigentes, que pueden afectar la programación, el acceso y la viabilidad operativa. La prestación de servicios está sujeta a la disponibilidad de acceso seguro, capacidad de transporte y permisos necesarios, y podrá ajustarse o suspenderse en consecuencia.
- Los servicios se prestarán de conformidad con las prioridades establecidas por el Equipo Humanitario de País (HCT) o el Grupo Inter clúster de Coordinación (ICCG por sus siglas en ingles). Como principio rector, se dará prioridad a las solicitudes relacionadas con actividades destinadas a salvar vidas y respuesta de emergencia.
- La elegibilidad para acceder a estos servicios se limita a agencias de las Naciones Unidas, organizaciones humanitarias internacionales y organizaciones no gubernamentales (ONG), tanto internacionales como nacionales, que operen en Bolivia y estén registradas ante OCHA (si aplica). En determinados casos, las entidades gubernamentales también podrán calificar como usuarios del servicio.
3. Servicios disponibles
Los diferentes servicios prestados por el Grupo de trabajo de Logística son los siguientes:
- Servicio de transporte aéreo
- Servicio de transporte terrestre
3.1 – Servicios de transporte
- El transporte terrestre y/o aéreo desde Santa Cruz de la Sierra hasta La Paz se proporciona de manera gratuita para el usuario.
- El transporte aéreo de carga podrá utilizarse para las ubicaciones indicadas anteriormente, con el fin de trasladar rápidamente suministros vitales.
- Para todos los movimientos internacionales de carga, la organización solicitante es responsable de completar los trámites de despacho aduanero (si aplica).
- Los servicios de transporte pueden solicitarse para carga:
- Actualmente almacenada en bodegas del Grupo de trabajo de Logística (si aplica)
- Para ser recogida en la bodega designada por el usuario del servicio
- Los usuarios del servicio que soliciten la recolección de carga desde sus instalaciones, almacén designado o el almacén de un proveedor de servicios comerciales que actúe en su nombre son responsables de organizar la carga de la mercancía. También son responsables de la descarga en todos los puntos de entrega, excepto cuando la carga se entregue en una instalación de almacenamiento del Grupo de trabajo de Logística de manera temporal.
4. Cómo acceder a los servicios
- Los usuarios del servicio deben presentar un Formulario de Solicitud de Servicio (SRF) completando el SRF en línea
- Los SRF deben completarse como mínimo 4 DÍAS antes de la entrega de la carga en el almacén de consolidación/almacén común
Un único SRF para el servicio de transporte terrestre y/o aéreo> solo puede tener:
- Fecha en la que la carga será entregada para iniciar los servicios (en el campo “Fecha Listo para Cargar”)
- Una ubicación donde la carga será entregada para que comiencen los servicios (en el campo “DE” de la sección “Punto de Inicio”)
- Una ubicación donde la carga será entregada al finalizar los servicios (en el campo “Entregada” de la sección “Destino”)
NOTA: Las instrucciones generales para completar el SRF están disponibles aquí.
- Los usuarios del servicio deben proporcionar dimensiones exactas de la carga. Si se presentan pesos, volúmenes, cantidades o contenidos incorrectos a través del SRF, la carga podrá ser rechazada en el almacén o durante la recogida. Para orientación sobre cómo determinar las dimensiones de la carga, consulte esta guía. Para ayudar a calcular las dimensiones, puede utilizar la calculadora de dimensiones de carga.
- Se recomienda a los usuarios del servicio incluir el/los números(s) de su orden de compra (OC) de su organización o cualquier otra referencia interna de la carga en el campo “Numero de referencia de la organización de envío” para facilitar el seguimiento.
- Los usuarios del servicio que soliciten la recogida de carga desde el almacén de su agente de aduanas y transporte deben proporcionar los datos de contacto del agente en el SRF, en la sección de agente de aduanas. Esta información debe incluir el nombre del agente o de la empresa, número de teléfono, nombre de la persona de contacto y dirección de correo electrónico. (si aplica)
- Se solicitará a todos los usuarios del servicio que acepten las Condiciones de Servicio.
- Después de enviar el SRF en línea, el solicitante recibirá un correo electrónico automático en la dirección proporcionada durante el envío para verificar y finalizar la solicitud. Este paso es obligatorio para confirmar la presentación del SRF.
Tenga en cuenta que, en esta etapa, todavía no se ha establecido ninguna obligación ni compromiso de prestar el servicio solicitado.
- El Grupo de trabajo de Logística acusará recibo del SRF en un 1 DÍA y hará una de las siguientes acciones: (a) solicitar cualquier aclaración o documentación adicional necesaria, o (b) registrar el SRF con estado “Nuevo” y proporcionar al usuario del servicio un reporte de envío que contenga un código de seguimiento de 9 dígitos.
- El Grupo de trabajo de Logística revisará la solicitud y la aprobará o cancelará según las condiciones específicas que rigen la prestación de servicios logísticos comunes dentro de 3 DÍAS. Cualquier cambio de estado se comunicará automáticamente al solicitante.
- Los usuarios del servicio pueden monitorear el estado de la carga y presentar solicitudes de liberación a través del sistema de seguimiento en línea, utilizando el número de seguimiento proporcionado por el Grupo de trabajo de Logística mediante la herramienta en línea de rastreo de envíos.
- Las consultas adicionales sobre la información de la consignación deben enviarse a: bolivia.clustercargo@wfp.org
4.2 – Servicios de transporte
- La organización solicitante es responsable de cargar los camiones en el punto de origen y debe asegurarse de que toda la documentación de envío sea entregada a los conductores.
- Cuando la carga llegue al destino final, la organización receptora deberá organizar la descarga.
- Para las solicitudes de transporte, el consignatario final, el destino y los contactos deben estar claramente indicados en la carga y también en la solicitud, así como cualquier requisito especial de manipulación de la carga.
- El Grupo de trabajo de Logística confirmará la hora programada de recogida de la carga una vez finalizados los arreglos del camión.
- El Grupo de trabajo de Logística transportará la carga y mantendrá informada a la organización sobre el avance.
- La organización remitente, o el consignatario designado, debe confirmar la recepción mediante la firma del Waybill de transporte que acompaña a la carga.
5. Condiciones del servicio
El uso de los servicios logísticos comunes facilitados por el Grupo de trabajo de Logística está sujeto a la aceptación por parte de los usuarios del servicio de las Condiciones de Servicio. En virtud de estos Procedimientos Operativos Estándar (SOP, por sus siglas en ingles) el PMA actúa únicamente como agente en nombre de las organizaciones solicitantes y no asume ninguna responsabilidad por el almacenamiento, el transporte o cualquier pérdida o daño de la mercancía. El PMA prestará los servicios en buena fe y garantizará que se lleven a cabo con la debida diligencia.
Mediante la emisión de un Service Request Form (SRF), el solicitante certifica que la carga enumerada es propiedad de una organización humanitaria y se destina exclusivamente a fines humanitarios. Toda la documentación requerida estará lista y completa para la carga indicada a más tardar en la “Fecha de cargue” en caso de servicio de transporte, y en la “Fecha de inicio” en caso de servicio de almacenamiento, o en la fecha que ocurra primero.
La organización solicitante declara que toda la información contenida en el SRF es verdadera y correcta según su conocimiento y entendimiento. Al presentar el SRF, la organización solicitante confirma la autoridad del funcionario solicitante para actuar en nombre de la organización y acepta plena responsabilidad por todas las acciones y obligaciones derivadas de la solicitud de servicio.
- El proveedor del servicio actúa como agente para los usuarios del servicio.
- El proveedor del servicio no asume responsabilidad alguna por cualquier pérdida o daño de la mercancía transportada. Toda la mercancía transportada está sujeta a los requisitos de aseguramiento de la calidad del PMA y a las normas y reglamentos aplicables.
- Los usuarios del servicio son responsables de adoptar disposiciones adecuadas para asegurar su mercancía.
- El SRF no es un documento de transporte; se utiliza por conveniencia administrativa y no pretende reemplazar, sustituir ni prevalecer sobre el documento de transporte que pueda emitirse en relación con cualquier movimiento bajo el SRF.
- Todas las obligaciones e impuestos aplicados a la carga incluida en el SRF son responsabilidad del usuario del servicio y deben resolverse a satisfacción de las autoridades competentes antes de que la carga sea entregada por el usuario del servicio o su agente al proveedor del servicio.
- La información contenida en este SRF será tratada digitalmente y podrá alojarse en un servidor de terceros.
Una vez que una solicitud haya sido confirmada por el equipo del Grupo de trabajo de Logística, dicha confirmación no significa que la solicitud haya sido aceptada o aprobada. Las organizaciones solicitantes serán notificadas por separado una vez que las solicitudes hayan sido aceptadas.
6. Contactos y soporte
El punto de contacto para consultas relacionadas con los servicios logísticos comunes descritos en este documento es: bolivia.clustercargo@wfp.org
Punto focal del Grupo de trabajo de Logística para los servicios logísticos comunes:
Ayack Montalvan: ayack.montalvan@wfp.org
REQUISITOS DE EMBALAJE DE LA CARGA
- Las organizaciones solicitantes son responsables de garantizar que sus artículos hayan sido embalados en el contenedor de transporte apropiado y puedan resistir los requisitos físicos del transporte operacional. El Grupo de trabajo de Logística se reserva el derecho de rechazar la carga que no haya sido embalada adecuadamente, ya que un embalaje incorrecto puede provocar retrasos en el transporte y reducir el espacio disponible para otras organizaciones.
- Los bultos de carga deben estar debidamente marcados con la información pertinente, incluyendo, entre otros, los siguientes datos:
- Número de envío o etiqueta impresa de envío de la consignación
- Nombre del propietario de la carga / organización solicitante del servicio
- Nombre de la organización destinataria (si es distinta del propietario de la carga)
- Rangos de temperatura requeridos
- Fechas de caducidad
- Números de identificación ONU correctos y etiquetas de peligro
ARTÍCULOS GRANDES Y SOBREDIMENSIONADOS
- Los artículos grandes, largos, sobredimensionados, etc., se manipularán de acuerdo con la capacidad disponible.
MERCANCÍAS PELIGROSAS Y ARTÍCULOS CON CONTROL DE TEMPERATURA
- El Grupo de trabajo de Logística podrá aceptar mercancías peligrosas caso por caso. Se requiere consultar con el Grupo de trabajo de Logística antes de presentar un SRF. Los usuarios del servicio pueden consultar posibles mercancías peligrosas utilizando la herramienta de consulta de mercancías peligrosas.
- En general, el Grupo de trabajo de Logística no ofrece habitualmente servicios de transporte o almacenamiento con control de temperatura. No obstante, las solicitudes podrán evaluarse caso por caso en el caso de organizaciones que hayan suscrito un Service Level Agreement (SLA, por sus siglas en inglés) con el PMA para la prestación de dichos servicios logísticos específicos en el país.