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ILS a un système spécifique d'opérations. Il est déjà très simple et nous nous sommes encore efforcés de le simplifier.
Une fois que vous avez choisi de faire appel à nos services, vous avez seulement à franchir 6 étapes faciles allant de la signature de l'accord concernant le niveau de service à l’accomplissement final de toute l’opération. Voici le détail de toutes les étapes.
Première étape : Signer l'accord concernant le niveau de service (Service Level Agreement –S.L.A.)
L'accord concernant le niveau de service est un contrat cadre établissant le cadre de la coopération entre ILS et l'utilisateur de ses services (O.N.G.s, ONU et organismes gouvernementaux). Le SLA couvre les responsabilités principales des parties.
Si vous êtes intéressé par la signature d’un accord concernant le niveau de service avec ILS, contactez SVP notre bureau à : drc.ils@wfp.org
Deuxième étape : Demande de mouvement de cargaison (Cargo Mouvement Request- CMR)
La demande de mouvement de cargaison est un formulaire qui doit être complété par l'utilisateur et être renvoyé à ILS afin de recevoir l'assistance logistique. La CMR contient des données précises sur le déroulement de l'opération; ce qui doit être transporté, quand, d'où et vers quelle destination. Une demande peut contenir de nombreux objets a transporter « items » et peut impliquer de nombreux moyens de transport différents, mais pour une CMR il devra n’y avoir qu’une destination finale.
Ici, vous pouvez télécharger le formulaire CMR
Troisième étape : Délivrance de la facture pro forma
Le bureau ILS contacte l'utilisateur après réception de la CMR et se met d’accord sur les détails de l'opération (prix, mode de transport, dates limites etc.). Après un accord mutuel entre les parties, la facture pro forma est faite par ILS. ILS obtient des tarifs préférentiels pour les services de livraison auxquels il ajoute une commission de frais de gestion de 4.5%.
Quatrième étape : Signature de la facture pro forma.
Une fois que la facture pro forma est signée par l'utilisateur et renvoyée à ILS, un lien formel est créé ; pour qu’ILS agisse au nom de l'utilisateur et pour que l'utilisateur prenne en charge les coûts de l'opération.
Cinquième étape - Assistance logistique fournie par ILS
ILS prend en charge le charge logistique des opérations humanitaires, afin que les entités humanitaires puissent se concentrer exclusivement sur leur cœur de leurs activités. Une fois qu’un lien formel est établi entre ILS et son utilisateur, ILS élabore le meilleur itinéraire, choisit les meilleurs moyens d'expédition, s’arrange pour avoir le meilleur transporteur, fixe la date d’enlèvement de la marchandise et suit son transfert jusqu'à sa destination finale.
Pour effectuer l'opération, ILS se sert des ressources du Programme Alimentaire Mondial, utilise aussi bien des transporteurs du secteur privé qu’elle recherche d’autres moyens de transport humanitaires.
Bien que la marchandise humanitaire est déplacée principalement sur le territoire de la RDC, récemment ILS a commencé à soutenir la communauté humanitaire également avec le transport routier à destination et en provenance des pays voisins. ILS a observé un intérêt croissant des expéditions de Tanzanie, du Kenya et d'Afrique du Sud.
Indépendamment de son activité principale, qui est le transport de marchandise, ILS fourni également des services de stockage à la communauté humanitaire en RDC et cela avec ses entrepôts de Kinshasa, de Goma, Kalémie, Mbandaka et Lubumbashi.
Sixième étape : Paiement final
Après que l'opération soit accomplie, la facture est faite par ILS et expédiée à l'utilisateur. Ce dernier est obligé de payer les coûts de l'opération dans les 15 jours qui ont suivi la réception de la facture.
Cependant, pour le transport routier et ferroviaire, ainsi que pour les opérations dont le coût est égal ou supérieur à 10.000 USD, ILS demande des paiements d'avance.